A tutti Spett.li CLIENTI/FORNITORI

Data del timbro postale

Ai sensi dell'art 13 del D.Lgs. 196/2003 recante il Codice in materia di protezione dei dati personali  la scrivente TONALITE SPA con sede amministrativa in S. Agata Bolognese (BO) Via A. Costa 4/8 in qualità di titolare del trattamento, informa che i dati personali acquisiti con riferimento ai rapporti commerciali instaurati formeranno oggetto di trattamento nel rispetto della normativa sopra richiamata; in relazione ai suddetti trattamenti fornisce inoltre le seguenti informazioni.

DATI PERSONALI RACCOLTI

I dati personali raccolti sono inerenti essenzialmente a:

-         dati identificativi (ragione o denominazione sociale, sede tel., fax, e:mail, dati fiscali, ecc.);

-         dati relativi all'attività economica e commerciale (ordini, solvibilità, dati bancari, dati contabili e fiscali, ecc.).

Questi dati sono da Voi forniti direttamente ovvero possono essere raccolti presso terzi autonomi titolari del trattamento (ad esempio presso la nostra rete di agenti e rappresentanti per i dati relativi a contratti e ordini oppure presso società di informazione commerciale o registri, elenchi o banche dati pubbliche per i dati relativi alla solvibilità finanziaria ecc. )

FINALITA' DEL TRATTAMENTO

Le finalità del trattamento dei dati personali sono le seguenti: 

1.       esecuzione dei contratti con Voi stipulati  e dei connessi impegni;

2.       adempimento degli obblighi di legge connessi al rapporto contrattuale;

3.       gestione organizzativa e commerciale del contratto (ad esempio rapporti con agenti e rappresentanti, appaltatori per l'organizzazione delle attività da realizzare presso committenti);

4.       tutela dei diritti contrattuali;

5.       analisi statistiche interne;

6.       attività di marketing attraverso l'invio di materiale promozionale e pubblicitario inerente prodotti o servizi analoghi a quelli oggetto del rapporto commerciale in essere;

7.       Informazioni sulla solvibilità

NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI

Il conferimento dei dati e il relativo trattamento sono obbligatori in relazione alle finalità n.1, 2, 4 relative agli adempimenti di natura contrattuale e legale; il conferimento è inoltre da ritenersi obbligatorio in relazione alla finalità 3 che si riferisce all'espletamento di tutte le attività della scrivente necessarie e funzionali all'esecuzione degli obblighi contrattuali; ne consegue che l’eventuale rifiuto a fornire i dati  per tali finalità potrà determinare l’impossibilità della scrivente a dar corso ai rapporti contrattuali medesimi e agli obblighi di legge.

Il conferimento dei dati e il relativo trattamento è da ritenersi facoltativo nelle altre situazioni.

MODALITA' DEL TRATTAMENTO

I dati personali verranno trattati in forma cartacea, informatizzata e telematica ed inserite nelle pertinenti banche dati (clienti, fornitori, amministrazione,…) cui potranno accedere, e quindi venirne a conoscenza, gli addetti dell'area commerciale, produzione, amministrazione espressamente designati dalla scrivente come incaricati del trattamento dei dati personali e che potranno effettuare operazioni di consultazione, utilizzo, elaborazione, raffronto ed ogni altra opportuna operazione anche automatizzata nel rispetto delle disposizioni di legge atte a garantire, tra l'altro, la riservatezza e la sicurezza dei dati nonché l'esattezza, l'aggiornamento e la pertinenza dei dati rispetto alle finalità dichiarate.

AMBITO DI COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE DEI DATI

In relazione alle finalità indicate ai punti 1,2 e 4 i dati potranno essere comunicati ai seguenti soggetti o alle categorie di soggetti sotto indicati:

-         Aziende di trasporto, vettori e spedizionieri per gli aspetti connessi alle spedizioni di merci e le pratiche doganali

-         Istituti bancari per la gestione di incassi e pagamenti e società di assicurazioni

-         Amministrazioni finanziarie e altri aziende o enti pubblici in adempimento di obblighi normativi;

-         Società e studi legali per la tutela dei diritti contrattuali.

Per la finalità n.3  i dati potranno essere comunicati ad agenti, rappresentanti, procacciatori che operano per la scrivente, aziende appaltatrici o lavoratori autonomi e aziende committenti.

Per la finalità 5 non è prevista la comunicazione dei dati fatto salvo la divulgazione di statistiche in forma aggregata ed anonima.

Per la finalità n.6 non è in genere prevista la comunicazione dei dati all'esterno fatta salva la comunicazione ad agenti o rappresentanti della scrivente che si occuperanno della presentazione o dell'invio del materiale salvo la possibilità da parte sua di opporsi al trattamento con una semplice comunicazione scritta da inviare al responsabile.

Per la finalità 7 i dati potranno essere comunicati ad agenzie e società di informazioni commerciali.

Non è prevista la diffusione dei dati personali.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI

In relazione ai predetti trattamenti potranno essere esercitati i diritti di cui all'articolo 7 D.Lgs. 196/2003, (il cui testo è interamente  riportato di seguito), nei limiti ed alle condizioni previste dagli articolo 8, 9 e 10 del citato decreto legislativo. Ulteriori informazioni in ordine al trattamento ed alla comunicazione di dati personali forniti direttamente o altrimenti acquisiti, potranno essere richieste all’Ufficio Amministrativo presso la sede della società telefonicamente o tramite e-mail amministrazione@tonalite.it .

RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Responsabile del trattamento per il riscontro degli interessati in caso di esercizio dei diritti di cui all’art.7 è l’Ufficio Amministrativo. I nominativi degli ulteriori responsabili e/o incaricati che potranno avere accesso ai dati potranno essere richiesti all’ufficio in qualsiasi momento con una semplice comunicazione scritta anche inviata via fax o per posta elettronica (amministrazione@tonalite.it).

Il presente avviso naturalmente non esclude che altre informazioni siano date anche oralmente agli interessati al momento della raccolta dei dati.

TONALITE SPA

ART.7 SUI DIRITTI DEGLI INTERESSATI

Estratto del D Lgs. 196 del 30/6/2003 Art. 7 (Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti)

1. L'interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.

2. L’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione:

a) dell’origine dei dati personali;

b) delle finalità e modalità del trattamento;

c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;

d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’articolo 5, comma 2;

e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.

3. L’interessato ha diritto di ottenere:

a) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse,l'integrazione dei dati;

b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;

c) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.

4. L’interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:

a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;

b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

In accordance with the Article 13  of  the  Legislative Decree n° 196/2003, providing with the protection of personal information, the undersigned TONALITE SPA, management head office in SA Via A.Costa 4/8 , as holder of this privacy statement, informs you  that  the data collected  from you during  business relations will be subject of this statement according  to the aforementioned Legislative Degree;  pursuant to the above mentioned law, TONALITE  provides furthermore with the following information :

COLLECTED PERSONAL DATA

The personal data collected from you concern  essentially   as follow:

- Identifying data (trade name, telephone, fax, e-mail, fiscal data, etc…)

- Data concerning economic and commercial activities (orders, solvency, bank data, fiscal and book-keeping data etc. )

The above mentioned data can be given by you on a voluntary basis or supplied by third parties, that are holders of  this privacy statement  (for instance to  our system of   agents and representatives concerning terms of contracts and orders or  to  trade information companies  or registers, books, lists, public data banks concerning  financial solvency etc. )

AIMS OF  THE  PRIVACY  STATEMENT

The data collected  shall be used exclusively for the following aims :

1)      to fulfil the contract drawn up with your company and its relatives commitments

2)       to fulfil legal obligations related to the contract

3)      organised and commercial  management of the contract   (for instance relations with agent and representatives, contractor for the organization of the activities  to realize   for assignors

4)      Protection of contractual rights

5)      Inner statistics 

6)      Marketing activities, promotional advertising of products and services similar to that ones of the business relations

7)      Information about solvency

NATURE OF THE PROVISION OF DATA

Provision of data and its relative processing according to the aforesaid aims n° 1,2,4 about legal and contractual fulfilments are compulsory.

The obligation also refers to aim n° 3 about the needed activities to fulfil the contract.

Refusal to provide data required by law to these aims could make the contract and the legal obligation impossible to perform.

Provision of data and relative processing is to consider optional in the other situations.

PROCESSING MODE

The provided data shall be processed both manually, on computer systems or using telecommunication systems and stored in data banks (customers, suppliers, administrative departments, … ). Entrusted  personnel of commercial/production and administrative area may be acquainted with the data in the quality of holder of the privacy statement and expressly designated by TONALITE. They may consult, elaborate and use them in accordance with the law, however, assuring confidentiality, security, protection so as up-dating, correctness and pertinences of the data to the declared aims.

FIELD OF COMMUNICATION AND DATA DIFFUSION

With reference to the aims mentioned in points n° 1,2 and 4  the data may be shared with the following third parties or categories of parties :

-         haulage companies, carries and forwarding  agents for the aspects connected to the delivery of goods and to the customs  files.

-         credit institutions for taking and payments and insurance companies

-         amministrazioni finanziarie ? factoring  c.? Financial c.? Public Administration or other companies for legal obligations

-         legal offices for protecting the contractual rights

-         for aim n° 3 the data may be transmitted to the agents, representatives, brokers  working for TONALITE, contracting firms, professionals and buyers

-         for aim  n° 5 the communication of the data is not expected  for diffusion of statistics in a associated and anonymous form

-         for aim n° 6 is not generally supposed the data communication excepting for communication to the agents and the representatives of TONALITE, who shall take care of the presentation and delivery of the material. The party concerned is entitled to oppose to the processing by writing to the responsible person.

-         for aim n° 7 data may be communicated to  agencies and trade information companies. Diffusion  of personal information is not supposed.

PERSON CONCERNED ‘S RIGHTS

 In reference to the above mentioned processing  you may assert your rights  pursuant to Article 7 of Decree Law  196/2003 (whose  text is in full below) within the  limits and to the conditions mentioned in the articles 8,9 and 10 of the aforesaid Decree Law.

Further information about the  processing and the communication of the provided  personal data may be requested  by calling  the Administrative Department of TONALITE  or by sending an e-mail addressed to amministrazione@tonalite.it.

PERSON IN CHARGE FOR THE PROCESSING OF PERSONAL DATA

The Administrative Departement shall be responsible for any controls by the interested parties in case of  assertion of the rights mentioned in Art.7.  The updated names of any other people in charge and/or staff who have access to the data can be requested at any time by fax or e-mail  (amministrazione@tonalite.it)

Apart from the content of the current communication other information can be given to the person concerned by mouth  at the time of collecting data.

Article 7

RIGHTS OF ACCESS TO PERSONAL INFORMATION AND OTHER RIGHTS

Extract from Decree Law 196 dated 30^th  June 2003

1.      The party concerned has the right to confirm the existence or not of the personal data regarding him or her, even if not yet recorded, and said information must be sent in an intelligible manner.

2.      The person concerned has the right to know:

a)      the origin of the personal information;

b)      the aim and mode of its use;

c)      the logic applied if processed using electronic instruments;

d)      the identity of the owner, the people responsible and the designated representative pursuant to Article 5, comma2;

e)      the parties or category of party to whom the personal data shall be sent or who may be acquainted with the quality of designated representative with in the State, people responsible for or entrusted to use the data.

3.      The person concerned has the right to have his or her data:

a)      updated, corrected or integrated;

b)      deleted, rendered anonymous or blocked, or subsequently used if the data is used unlawfully;

c)      furthermore, the person concerned has the right to certification that the parties who receive the data are aware of the operation mentioned in points  a) and b) (and their contents), unless it is impossible to do so or if the means required to do so are obviously out of proportion with the safeguarded right.

4.      The party concerned has the right to completely or in part raise objections:

a)      for legitimate reasons against the use of his  or her personal data even though pertinent to the collection;

b)      against the use of his or her personal data as regards the sending of advertisements or direct sales material or to carry out market research or business communications

partita iva IT00879160364